Guide

Skal I gå cloud med ERP-systemet? Her er 5 fordele og 5 (potentielle) ulemper. 

Fremtidens ERP-løsning bor i skyen. Med Business Central sætter Microsoft alle kræfter ind på at gøre det attraktivt for små og mellemstore virksomheder at gå cloud – og rykke videre fra XAL, C5 og NAV. 

ERP i cloud handler om konkurrenceevne

Hvad er årsagerne til, at alle taler om cloud? Det handler ikke om teknik, men derimod om konkurrenceevnen for den moderne produktions- og handelsvirksomhed. 

Digitalisering, markeder, globalisering, konkurrenter, kunder og resten af din virksomheds omverden flytter sig hurtigere end nogensinde. Hvordan følger I med? For mange virksomheder vil svaret være ’cloud’, som er den mest effektive måde at adoptere ny teknologi, som udvikler forretningen.

Se i videoen hvordan Microsoft udvikler cloud datacentre til fremtidens måde at drive forretning på.

1. Omstillingsparathed

Via cloud får din virksomhed en simplere måde at adoptere ny teknologi.

Dette gælder specielt, når du sammenligner med ældre ERP-løsninger på eget servermiljø, eller via hosting-center, som ikke har adgang til Microsofts nyeste cloud-services. 

En ERP-løsning i skyen – som fx Dynamics 365 Business Central – holder din løsning opdateret over tid med automatisk tilførsel af nye, forbedrede funktioner. Din næste opgradering bliver dermed den sidste. 

1. SaaS-løsningen på Microsofts cloud

Her får I en abonnementsløsning med en fast månedlig pris pr. bruger. Systemet ligger i Microsoft’s Azure Cloud med automatiske opdateringer, så I altid har nyeste version. 

2. Private cloud på egne servere

Den anden løsning ligger også i Microsoft Azure cloud – men på jeres egne servere. Her er I selv i kontrol over, hvornår systemet skal opdateres. I vælger også, om I vil leje eller eje.

Automatiske opdateringer skal tages med et gran salt. Nye opdateringer rulles naturligvis ikke tilfældigt ud på din travleste tirsdag formiddag. Du modtager først en besked om, at en opdatering ligger klar, og kan forberede dig på, hvornår den skal installeres uden at forstyrre dit arbejde.

2. Data udnyttelse

Cloud giver nye, forbedrede muligheder for at opsamle data i realtid. Der ligger ofte store konkurrencemæssige fordele gemt i virksomhedens data, som fx kan opsamles fra maskiner, lagre og CRM-systemet. 

Kort sagt kan data via cloud fx hjælpe virksomheden med at blive klogere på kundernes adfærd, opdage hvor de skjulte omkostninger ligger begravet, eller give svar på hvordan salget maksimeres. 

Vil du kontaktes?

3. Business Intelligence

Det er vigtigt at opsamle data. Hvad I bruger jeres data til, er naturligvis endnu vigtigere.

Med Business Intelligence kan alle virksomhedens oplysninger samles og konverteres til datadrevne beslutninger. Særligt når du udnytter den indbyggede kunstige intelligens i Dynamics 365 Business Central. 

Når du kan trække data via cloud, får du nemmere adgang til viden om firmaets udviklingsmuligheder. På den måde får du indsigterne, der kan skabe de nødvendige forandringer og bringe virksomheden sikkert ind i fremtiden. 

4. Automatiske opdateringer

Hvornår har du sidst fået nye funktioner tilføjet din ERP-løsning? 
Med Dynamics 365 Business Central får firmaet tilført opdateringer 2 gange om året – og det fortsætter I med. 

Du frygter måske, at opdateringerne sker uden varsel. Sådan foregår det heldigvis ikke. Først får dine superbrugere adgang til et ”sandkasse-miljø”, hvor I kan teste de nye funktioner af, inden de rulles ud i virksomheden. Når alt er valideret, godkender jeres administrator de nye funktioner, hvorefter Microsoft udruller opdateringerne indenfor få døgn.

Udrulningen af opdateringer kan fx foregå om natten, hvis I ønsker det, så de nye funktioner er klar til brug, når medarbejdere møder ind.

5. Microsoft AppSource

Er det så slut med at lave systemtilpasninger i skyen? Nej, du kan stadig lave tilpasninger. Forskellen er blot, at ændringerne ikke sker indeni (som ny kode), men ligger udenpå (som apps du kan tilføje eller fjerne). 


På den måde ændrer du ikke fundamentalt på løsningen, og kan løbende tilpasse via Microsofts AppSource. AppSource gør det muligt at finde standardfunktionalitet til virksomhedens behov. Du får det også til en mere attraktiv pris, da du fremfor ikke skal sætte gang i udvikling, kodning, test og validering. 

Med AppSource og de to årlige opdateringer får firmaet altså mulighed for at tilføje en masse gode funktioner ’lidt men tit’, så jeres brugere kun har minimale ændringer at forholde sig til. Dette er en stor fordel sammenlignet med de store opgraderingsprojekter (med mange års mellemrum), hvor næsten alt virker nyt og er en stor omvæltning for brugerne. 

Tabel: On-premise vs. Cloud: De væsentligste forskelle

 

On-premise

Cloud (SaaS)

Investering

KøbLeje

Afregning

Upfront investering

Fast pris pr. bruger/md.

Tilpasninger

Kode indeni systemetApps udenpå systemet

Klient

WindowsBrowser og app

Database

Egen SQL-serverInkluderet

End of support

2 versioner bagudAldrig

 

Vil du kontaktes?

5 ulemper i cloud, som (for nogle virksomheder) kan være fordele

Ligesom der er fordele og ulemper med ERP on-premise, kan der være muligheder og begrænsninger ved at gå cloud. Samtidig kan flere ulemper ved cloud potentielt vise sig som fordele for visse typer virksomheder. Måske gælder det jer?

1. Sikkerhed

En opgradering til Dynamics 365 Business Central – som private cloud og SaaS – betyder, at I fremover tilgår ERP-systemet via browser eller app (i stedet for Windows-klienten). 

På den ene side kan jeres medarbejdere nu tilgå data og systemer, uanset hvor man befinder sig. På den anden side bliver datalæk og hackerangreb vigtigere for virksomheden at forholde sig til og beskytte sig imod. Du skal samtidig stole på, Microsoft lever op til sine krav til datasikkerhed, hvis du placerer jeres data i Azure Cloud. 

Cloud er dermed også en beslutning om, hvem du tror er bedst til at beskytte jeres data: din egen it-afdeling eller Microsoft? Hvis du vil have jeres data tættere på, kan du – i stedet for SaaS – vælge private cloud, hvor data ligger i Azure, men på dine egne servere. 

2. Tilpasninger

Hvis du går cloud med dit ERP-system, har du ikke længere samme muligheder for at indarbejde præcist de tilpasninger, som mange løsninger i Dynamics NAV, XAL eller C5 indeholder.

Kompleksiteten og kravet til funktionalitet stiger ofte i takt med virksomhedsstørrelsen. Det mindre firma vil relativt nemt kunne flytte direkte ind på et simpelt ERP-fundament i skyen.

Derimod vil større produktions- eller handelsvirksomheder med komplekse processer muligvis opleve, at Microsoft Dynamics 365 Business Central i cloud mangler enkelte funktioner. 

Dette er status lige nu. De fleste virksomheder bliver dog overrasket over hvor mange tilpasninger, der gennem årene er blevet indbyggede standardfunktioner i Business Central cloud. Samtidigt bliver der for hver opdatering flere og flere apps (i AppSource), som kan bruges til at konfigurere jeres løsning yderligere. 

Vil du kontaktes?

3. Enkelthed

Enkelthed er for mange mindre virksomheder et mål i sig selv. Og det får du i høj grad med de nyeste Dynamics 365 i cloud, som bygger på et langt mere simpelt fundament end tidligere. 

For den mindre virksomhed, som for første gang skal ud at vælge ERP-system, er enkeltheden i cloud en drøm.

Derimod kan den etablerede, mellemstore virksomhed med mange tilpasninger og kompleksitet, opleve det simple fundament i cloud som en begrænsning. Det kan samtidig være uønsket at skulle ændre på processer og organisationen, som er indarbejdet gennem mange år. Fx har du måske interne it-kompetencer, som ikke længere skal drifte jeres servere, eftersom dette varetages 100 pct. af løsninger i Microsoft Azure Cloud. 

Det hele handler derfor om, hvor parat – i forhold til systemer, mennesker og processer – virksomheden er til at gå cloud. 

For den mindre virksomhed, som for første gang skal ud at vælge ERP-system, er enkeltheden i cloud en drøm.

Det hele handler om, hvor parat – i forhold til systemer, mennesker og processer – virksomheden er til at gå cloud. 

4. Ejerskab

Tidligere købte virksomheder både ERP-løsning og licenser. I cloud lejer du begge dele og betaler et fast abonnement. 

Med cloud betaler du per måned og kan derfor skifte, når det passer dig. Den anden side af friheden ved at leje er selvfølgelig, at du ikke længere ejer din løsning. Af den årsag føler nogle, at de skal afgive noget af kontrollen over deres ERP-løsning. 

Som lejer i cloud indgår du i et globalt ’fællesskab’, hvor ensartede opdateringer rulles ud til hele verdens brugere. ERP-systemet bliver derfor mere standardiseret end skræddersyet. 

Du skal derfor overveje, om du anser det som en mulighed eller risiko, når du alt andet lige bliver mere afhængig af Microsofts udviklings-road map. 

5. Oppetid

Dynamics 365 Business Central tilgås som tidligere beskrevet via app og browser. Dette betyder selvfølgelig, at du er mere afhængig af en (solid) internetforbindelse. 

Hvis du tager hoppet fra on-premise til cloud, kan det derfor være en god idé at sikre sig en redundant forbindelse eller fx 4G failover – dvs. en mobil dataforbindelse, som kan tage over, hvis hovedforbindelsen er nede. 

De fleste erhvervsforbindelser er efterhånden lige så pålidelige som strøm i kontakten, så dette bør være en mindre faktor, og særligt hvis du har foretaget de rette foranstaltninger. Men – du er mere afhængig af internetforbindelsen.

Cloud er derfor (endnu) ikke det optimale valg, hvis virksomheden arbejder med mange tunge arbejdsfiler som fx video eller 3D-tegninger med mange lag.

Opsamling på fordele og ulemper med cloud

Som du ser, indeholder et cloud-baseret ERP-system som Dynamics 365 Business Central både fordele og ulemper. Skemaet nedenfor opsummerer begge sider, som vi netop har beskrevet. 

Fordele – dette er nogle af årsagerne til at vælge cloud:

  1. Hurtigere omstilling via en simplere måde at adoptere ny teknologi
  2. Forbedrede muligheder for at opsamle data i realtid
  3. Bedre anvendelse af Business Intelligence og kunstig intelligens
  4. Automatiske opdateringer tilført 2 gange om året
  5. Ny funktionalitet kan tilføres hurtigere og til en lavere pris

Ulemper – dette kan for nogle tale imod at gå cloud:

  1. Større risiko for datalæk og hackerangreb pga. øget tilgængelighed
  2. Sværere at indarbejde komplekse tilpasninger og processer
  3. Begrænsninger i det simple ERP-fundament kræver nye processer
  4. Ingen ejerskab af løsning – du lejer og bliver mere afhængig af Microsoft
  5. Tilgængelighed kræver højeste oppetid på internetforbindelse

Hvor mange år har du tilbage i NAV? 

Supporten på Dynamics NAV 2015 udløb tilbage i januar 2020. I april 2021 udløber supporten på NAV 2016. Sådan vil det fortsætte de næste år, hvor supporten udløber på de næstkommende NAV-løsninger. 

Hvad betyder det for din virksomhed, hvis I har én af disse NAV-løsninger? 

Det betyder ikke, at din løsning stopper med at fungere fra den ene dag til den anden. Men når supporten udløber, vil du ikke længere kunne modtage vigtige systemforbedringer. Derudover opstår der tit problemer, hvis I fx vil udskifte SQL-server eller får nye Office-pakker. 

Hvis der er for mange år mellem ERP-systemet og omkringliggende programmer og servere, passer de ikke længere sammen. Disse udfordringer undgår I, hvis virksomheden opgraderer til Dynamics 365 Business Central

Selvom Microsoft ikke lægger skjul på, at deres fremtidige løsninger ligger i skyen, vil der for nogle virksomheder være flere årsager til at vælge en hybrid cloud-løsning for at minimere nogle af forandringerne i cloud. 

Vil du høre, hvordan I kan gå cloud?

Tag os med på råd. Bare udfyld formularen, så kontakter vi dig.  

Har du også læst ... 


DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

5 myter om ERP i cloud

Microsoft Azure Cloud er på mange parametre overlegen i forhold til on-premise, hvis du ønsker det bedste sted til dine data, applikationer og services.  

Undgå disse 5 myter


DYNAMICS 365 BUSINESS CENTRAL

Din næste opgradering bliver den sidste …

En lang række tilpasninger i ERP-systemet har gjort det besværligt at opgradere – indtil nu. Fortidens udfordringer forsvinder i fremtidens Dynamics 365.  

Se hvordan du bliver klar


keyboard_arrow_up