Guide
5 vigtige beslutninger før næste Dynamics 365 CRM/ERP opgradering
Overvejer I at opgradere fra et ældre Dynamics NAV-system, C5 eller XAL, til den nye Dynamics 365 Business Central i skyen? Så start med at gennemgå disse 5 vigtige beslutninger, inden du træffer valget.
Microsofts vision er ikke til at tage fejl af
Fremtidens Dynamics foregår i cloud’en. Det er uanset, om du kigger på ERP i form af Dynamics 365 Business Central eller CRM i form af Dynamics 365 Sales & Field Service.
Alle kræfter bliver sat ind på at gøre det attraktivt at rykke i skyen for virksomheder som din.
Mange virksomheder sidder i dag med en kompleks CRM- eller ERP-løsning, som er planlagt, opbygget og fintunet gennem mange år. Hvis du overvejer at opgradere til skyen, sidder du måske tilbage med en række spørgsmål. Fx hvornår er det rigtige tidspunkt at opgradere til cloud’en? Hvad med økonomien? Og hvilke forandringer kræver det i min virksomhed?
5 centrale overvejelser inden jeres næste opgradering
1. Cloud eller On premise?
Cloud
Vælger du cloud-løsningen, er det Microsoft, der tager sig af driften. Men her er det vigtigt at forstå, at cloud faktisk er valget mellem to løsninger – med hver sine muligheder:
1. SaaS-løsningen på Microsofts cloud
Her får I en abonnementsløsning med en fast månedlig pris pr. bruger. Systemet ligger i Microsoft’s Azure Cloud med automatiske opdateringer, så I altid har nyeste version.
2. Private cloud på egne servere
Den anden løsning ligger også i Microsoft Azure cloud – men på jeres egne servere. Her er I selv i kontrol over, hvornår systemet skal opdateres. I vælger også, om I vil leje eller eje.
Automatiske opdateringer skal tages med et gran salt. Nye opdateringer rulles naturligvis ikke tilfældigt ud på din travleste tirsdag formiddag. Du modtager først en besked om, at en opdatering ligger klar, og kan forberede dig på, hvornår den skal installeres uden at forstyrre dit arbejde.
Vælg cloud, hvis dit mål er:
- Mere fleksibilitet til at skalere op og ned for brugere og funktionalitet
- Fjerne besvær med vedligeholdelse og opdateringer
- Udnytte services som kun er tilgængelige i skyen
- Frigøre tid, penge og ressourcer
On premise
Ved On premise ligger jeres løsning og data på egne servere eller hos en hosting-partner. Dvs. du står selv for at drifte løsningen med hjælp fra en it-partner.
Vælg On premise, hvis du ønsker:
- At have egen kontrol over systemets sikkerhed
- At have egen kontrol over vedligehold
- At have egen kontrol over, hvem der drifter dit system
2. Kort eller lang horisont?
Vi kommer ikke udenom det. Mange danske virksomheder har ældre NAV-, C5- eller XAL-løsninger, hvor End of Life nærmer sig. Den fremtidssikre løsning er i skyen, men hvis det kun er få år siden jeres sidste opgradering, holder du forståeligt nok igen med investeringskronerne.
Vælg On premise, hvis:
- Din horisont er kort
- Du vil klemme det sidste ud af din nuværende løsning
- Du lever fint med at ’kun’ at have support 2 versioner bagud
Vælg cloud, hvis:
- Din horisont er lang
- Du ønsker, at næste opgradering skal være den sidste
- Du vil have en supporteret version ligeså langt øjet rækker
- I skal have adgang til de nyeste features, så snart de er tilgængelige
Se hvad det betyder, at gå cloud med Dynamics 365 og hvordan du sammenligner med en NAV-løsning On premise.
ON PREMISE | CLOUD | |||
Sammenlign | Dynamics NAV | Dynamics 365 | Dynamics 365 | Dynamics 365 |
Type | On Premise | On Premise | Private cloud | Cloud (SaaS) |
Data | Egne servere/hosting | Egne servere/hosting | Microsoft Azure/hosting | Microsoft Azure Cloud |
Investering | Køb | Køb | Leje el. køb | Leje |
| Afregning | Up front investering | Upfront investering | Pris pr. bruger/md. | Pris pr. bruger/md. |
| Licenser | Kan overføres | Kan overføres | Kan overføres | Kan overføres |
| Opdateringer | Efter aftale | Efter aftale | Efter aftale | Automatisk |
| Tilpasninger | Kode | Kode | Udvidelser | Udvidelser |
| Klient | Windows | Windows | Browser og app | Browser og app |
| Database-lagring | Egen SQL-server | Egen SQL-server | Lejes | Inkluderet |
| End of support | 2 versioner bagud | 2 versioner bagud | 2 versioner bagud | Ingen |
3. Leje eller køb?
Flere og flere tjenester betales som abonnement med en fast pris pr. bruger hver måned. Fremtidens Microsoft Dynamics Business Central er bygget på samme model.
Når du lejer, i stedet for at eje, er det billigere at komme i gang og nemt at justere op og ned på antal brugere og funktioner fra måned-til-måned. Det giver virksomheder et alternativ baseret på deres investeringspræferencer og ønsker til likviditet.
Vælg On premise, hvis dit finansielle fokus er:
- Up front investering
- Afskrivning af systemet over en årrække
- At undgå leje, men foretrækker at købe jeres ERP/CRM løsning
Vælg cloud, hvis dit finansielle fokus er:
- Betaling måned-til-måned
- Bedre likviditet og ingen afskrivninger
- At undgå køb, men foretrækker at leje
4. Hvor skal virksomhedens data ligge?
I et lokalt miljø (On premise) bevarer virksomheden alle data og har fuld kontrol over, hvad der sker med data … med de fordele og ulemper det indebærer.
Når dine data ligger i skyen, er det i stedet din udbyder, der har ansvaret for datasikkerheden via data- og krypteringsnøgler. Sat på spidsen - hvis det uventede sker, og der fx opstår nedetid, kan du være afskåret adgang til data i en periode. Men det kan du også på eget miljø. Det er mest et spørgsmål om hvor ansvaret ligger, og om du "tror" sikkerheden er bedre det ene eller andet sted.
Vælg On premise, hvis du:
- Mener at I er bedst til at holde styr på it-sikkerheden
- Har meget følsomme data og frygter at miste fx intellektuel ejendom
- Er underlagt regulativer, der stiller særlige krav til opbevaring af data
Vælg cloud, hvis du:
- Gerne vil flytte ansvaret for datasikkerheden fra jer til Microsoft
- Er indforstået med GDPR-compliance mm. hos tredjepartsleverandør
- Ikke stiller særlige krav til hvilket EU-land, jeres data ligger i
5. Tilpasninger nu og fremover?
Udviklingen af ERP- og CRM-systemer foregår i højt tempo. Derfor er det en fordel, når du automatisk får opdateringer lagt på i cloud-versionen – kontrolleret, selvfølgelig.
Mange frygter disse automatiske opdateringer, fordi de har fået udviklet en række tilpasninger i deres løsning, som ikke kan flyttes med fra gang til gang uden at koste konsulenttimer. Derfor er paratheden til at kunne modtage løbende opdateringer en vigtig forudsætning for at kunne leve godt i cloud’en.
Vælg On premise, hvis tilpasninger skal:
- Være specialudviklet til jer
- Justeres ved hver Microsoft-opgradering
- Være en del af en større, unik løsning
Vælg cloud, hvis tilpasninger skal:
- Ligge på et mere simpelt fundament
- Være udvidelser fremfor indkodet i løsningen
- Kunne tilføjes eller fjernes efterhånden
Vores erfaringer og ultrakorte anbefaling
Mange produktionsvirksomheder med ordreproduktion eller handel, er for komplekse til at kunne vælge en SaaS-løsning.
Som udgangspunkt anbefaler vi en totrins-løsning, hvor I først opgraderer til en private cloud-løsning på egne servere, som er forberedt til overgang til en SaaS-løsning, når Dynamics 365 Business Central (SaaS-version) også er 100 procent klar til det.