ERP

Er I vokset fra jeres ERP-system? Her er 5 tegn.

16. december 2019 // 5 Min

 

Tanken om et nyt ERP-system virker for mange virksomheder som et uoverskueligt projekt. For hvad kræver det ikke af tid, personale og budget? Indsatsen bliver dog ofte opvejet af de nye fordele et opdateret ERP-system leverer i form af ny effektivitet, vækstmuligheder og overblik. Men hvordan ved du, om det er tid til at skifte?

16. december 2019 // 5 Min

 

Tanken om et nyt ERP-system virker for mange virksomheder som et uoverskueligt projekt. For hvad kræver det ikke af tid, personale og budget? Indsatsen bliver dog ofte opvejet af de nye fordele et opdateret ERP-system leverer i form af ny effektivitet, vækstmuligheder og overblik. Men hvordan ved du, om det er tid til at skifte?

Kan du identificere flere af disse 5 tegn? Så er dit firma sikkert ved at vokse fra jeres ERP-system.

1. ERP-systemet bremser dine medarbejdere

Bruger dine medarbejdere mere tid i regneark, eller andre systemer, end i jeres ERP-system?

Dette er blot én af de røde lamper, der indikerer at jeres ERP-system bremser din virksomhed. Kig på medarbejdernes adfærd og rutiner – så vil du opdage, om de arbejder optimalt i jeres nuværende ERP-system eller er tvunget ud på omveje for at løse arbejdsopgaver. 

– I dag oplever de fleste virksomheder et stigende antal transaktioner. Det kræver flere hænder og timer, hvis du ikke kan udnytte det store potentiale for automatisering via kunstig intelligens. På den måde kan du fx indregne kundernes reelle betalingsmønstre i likviditets-forecasts. Eller foreslå reguleringer af varebestillinger ud fra tidligere trends. Du kan lade den kunstige intelligens gøre mere af det hårde arbejde for dig i et moderne ERP-system som fx Dynamics Business Central, siger Bo P. Winther, salgsdirektør hos Bredana Solutions. 

Du bør også tjekke hvor mobile dine medarbejdere er. Dine produktionsfolk har måske ikke dybt behov for at kunne tilgå ERP-systemet fra andre steder end fabrikshallen. Men hvad ville det betyde, hvis salg kunne få ordren med hjem på kundemødet fra en tablet? Eller hvis serviceteknikeren kunne få en underskrift på sin smartphone efter en veludført reparation?

Mobil adgang højner ofte effektiviteten og hjælper jer med at levere en mere smidig kundeoplevelse. Ældre ERP-systemer er derimod ofte låst til virksomhedens matrikel med de begrænsninger, det indebærer.

2. Standardfunktioner mangler eller er forældede

Den teknologiske udvikling er accelereret eksplosivt. Det, der for få år tilbage var banebrydende teknologi, kan i dag være en simpel standardfunktion i en moderne ERP-løsning.

I ældre ERP-systemer skal nye funktioner kodes, hvis der ikke længere er opdateringer, der løser opgaven. Det tager tid og koster hver gang. Sammenlignet kan du i nye cloud-løsninger nemt tilføje ny, relevant funktionalitet via apps – hurtigere og for et væsentligt mindre budget.

– Måske er I kun i stand til at udføre basale opgaver i økonomi, og mangler at forbinde data fra salg, lager, produktion eller shopfloor på kryds og tværs. Det betyder, at I kun får begrænset udbytte af de mange dataindsigter, der allerede findes i jeres systemer. I dag kan du meget mere end at tilgå data. Du kan også finde selve logikken i løsningen via separate programmer, som fx Excel, til at redigere mængder af data, forklarer Bo P. Winther. 

Når alt bevæger sig hurtigere, er det vigtigt, at din ERP-løsning kan følge tempoet for nye funktioner – og er nem at forædle med ny funktionalitet.

3. Support og udvikling udgår eller står stille

ERP-systemer rammer også pensionsalderen.

Hvis jeres ERP-system ikke længere modtager kritiske opdateringer, giver det jer ofte udfordringer med sikkerhed, performance og stabilitet. Måske bliver det ligefrem 'normalt', at systemet bryder sammen? 

Udbyderne bruger naturligt nok kræfterne på at udvikle og supportere de nyeste versioner, og overser de ældre platforme. Microsoft lukkede fx ned for både support og udvikling af Concorde XAL i 2009. Januar 2019 stoppede Microsoft også opdateringen af Dynamics C5 (vers. 2012 og tidligere).

På den korte bane sparer firmaet penge ved at udskyde opgraderingen. Men jo længere tid man venter, des flere versioner skal du og medarbejderne springe i næste opgradering. Det gør opgraderinger sværere og langsommere. ERP-opgraderingsprojektet bliver en stor mundfuld, hvis dine brugere skal bruge ekstra tid og energi på at lære nye funktioner og vænne sig til nye brugerflader.

4. Integrationer er ikke mulige eller mangler

Har I for mange manuelle arbejdsgange i firmaet? Så kan det være tegn på dårlige eller manglende integrationer.

Det rammer firmaets effektivitet, hvis ikke ERP-systemet integrerer godt med andre systemer, hardware og mobile enheder. Og det kræver gode integrationer, hvis data skal flyde nemt og pålideligt mellem fx ERP- og CRM-systemet.

Hvis I har flere små, uafhængige systemer kan det ofte være en fordel at samle dem i et ERP-system, som automatisk integrerer systemerne, så I kan bruge kræfterne på vigtigere ting. Microsoft Dynamics 365 Business Central er et eksempel på en samlet ERP-platform.

5. De skjulte omkostninger stiger

Der findes mange mindre cloud-systemer, som på overfladen ikke koster meget … hvis du da kun kigger på abonnementsprisen. De mindre systemer kan til gengæld være dyre i manglende muligheder.

– Lagerstyring findes og bruges i mange niveauer. Nogle blot til at styre et antal på lager. Andre til også at finde varen. Avanceret lagerstyring er ofte en mangelvare i både de mindre systemer og de ældre systemer. Og det kan blive dyrt i anskaffelse og vedligehold, hvis firmaet beslutter at købe endnu et system til at håndtere avanceret lagerstyring i stedet for at få det indbygget og integreret i ERP-systemet, siger Bo P. Winther.

Du kan også være ramt af skjulte omkostninger på et forældet system, som betyder, at simple hverdagsopgaver tager længere tid end nødvendigt eller slet ikke er muligt. 

Et opdateret, velfungerende ERP-system koster. Men et begrænset eller forældet ERP-system er ofte langt dyrere, fordi medarbejderne bliver fastholdt i ineffektivitet.

Genkender du overskrifterne?

Hvis du oplever flere af disse 5 udfordringer i dit firma, er det måske på tide at kigge mod næste ERP-opgradering. 

Bredana FastTrack er skabt til produktions- og handelsvirksomheder med op til 20 ansatte, som ønsker at opgradere til Dynamics 365 Business Central i skyen.

FastTrack er et fast koncept til fast pris, hvor du kan flytte ind i et nyt, køreklart ERP-system på få uger. Business Central med økonomi, salg, køb, lager og evt. produktion er klar til brug fra første dag.

Få mere at vide om FastTrack

cloud-settings

keyboard_arrow_up